
Ako ne želite promjene na bolje, nemojte ni za živu glavu mijenjati dosadašnji način vođenja sastanaka. Sastanci su toliko neučinkoviti da uz njih nema šanse za bilo kakav uspjeh.
Učinkoviti sastanci su osnovni preduvjet za bilo koje postignuće.
Brojni su elementi od kojih ovisi uspješnost sastanaka. Neki elementi imaju veći, a neki manji utjecaj na njihovu uspješnost.
Evo pet najvažnijih elemenata za postizanje učinkovitih sastanaka:
1. Priprema za sastanak
2. Držati se zadane teme
3. Strukturiranje odluka
4. Zapisnik
5. Kontrola provedbe
1. Priprema za sastanak
Kada dođete na sastanak, pomno pogledajte voditelja sastanka i sudionike oko sebe i ubrzo ćete se uvjeriti kako su oni došli na sastanak potpuno nepripremljeni.
Nemojte se povoditi njihovim lošim primjerom. Uložite dovoljno vremena za pripremu svakog sastanka. Priprema sastanka je najvažnija faza i ako se ona ne odradi valjano, sastanak je jako teško učiniti učinkovitim i svrsishodnim.
2. Držati se zadane teme
Ako skrenemo s pravca koji nas jedino vodi prema cilju, nećemo biti uspješni, ma koliko imali žarku želju da se to dogodi.
Na sastancima postoji snažna tendencija skretanja s tema. To je svakako posljedica nedovoljne pripreme za sastanke pa nam onda jedino preostaje improvizacija.
Potpuna je odgovornost voditelja sastanka za svako nepotrebno skretanje s tema.
Svako skretanje sa zadane teme je gubitak fokusa i dovodi do donošenja nekvalitetnih odluka.
Nove teme su potrebne i one su pokretači promjena, ali za njih treba definirati novo vrijeme kada će se o njima raspravljati i donositi potrebne odluke.
Nove teme se mogu samo izuzetno „ubaciti“ u tekuće dnevne redove i za takvo postupanje je odgovoran voditelj sastanka.
3. Strukturiranje odluka
Sastanci se dominantno sazivaju zbog odluka
Odluke su ključni proizvod sastanaka.
Način kako se sada donose odluke je katastrofalan.
Odluke se ne opisuju cjelovito što dovodi do zbunjenosti, nerazumijevanja, pogrešnih djelovanja, … , a sve zbog njihovog različitog načina tumačenja.
Svaka odluka mora biti obvezno strukturirana (opisana) pomoću sljedećih devet pitanja:
1. Što?
2. Zašto?
3. Kako?
4. S čime?
5. Tko?
6. Gdje?
7. Kada?
8. Izvijestiti?
9. Nastavak?
Navedena pitanja čine alat „Osnovna pitanja“ koji je osnovni alat u Modelu univerzalne izvrsnosti – MUI.
4. Zapisnik
Svaki sastanak bez zapisnika je ništavan ako najkasnije u roku od tri dana nije u rukama sudionika sastanaka, odsutnih članova i drugih relevantnih osoba koje su interesno vezane uz problematike koje su bile na dnevnom redu sastanka.
Svaki sastanak bez zapisnika je potpuno gubljenje vremena i rješavanje problematika na pogrešan način.
5. Kontrola provedbe odluka
Ako se u fazi sastanka „Aktivnosti poslije sastanka“ u kojoj se provode donesene odluke, ne provodi kontrola – odluke se sigurno neće provesti.
Voditelj sastanka je odgovorna osoba za provedbu svih odluka sa sastanka.
MUI princip obvezne kontrole***:
Ako nema kontrole provedbe, ciljevi se sigurno neće postići.
Zaključak
Sastanci su jedini načini donošenja odluka i tom procesu posvetimo maksimalnu pažnju.
Svaki sastanak treba biti učinkovit uz što kraće trajanje i smanjenja njihovog broja kada su posvećeni istoj temi (isključiti ponavljanje neuspješnih sastanaka u nizu).
Sastanci se ne mogu izbjeći, ali se zato mogu sustavno i kontinuirano činiti učinkovitijima.
*** Članak je pisan prema elementima Modela univerzalne izvrsnosti – MUI, jedinom cjelovitom modelu za postizanje izvrsnosti na univerzalan način bez obzira na vrstu problematike i korisnike (pojedinac, grupa, organizacija ili zajednica).
———————————-
NEZAOBILAZNE KNJIGE ZA POSTIZANJE IZVRSNOSTI
● Osobna i profesionalna karijera
● Upravljanje organizacijama
● Učenje pomoću umnih mapa
Znanje koje će vas u potpunosti pokrenuti!
U cilju poticanja i pokretanja promjena u osobnoj i profesionalnoj karijeri i organizacijama u kojima djelujete, imate mogućnost kupiti knjige koje će vam omogućiti vrhunske rezultate u osobnoj i profesionalnoj karijeri i upravljanju organizacijama u kojima djelujete.
U ponudi su knjige koje daju bazična i praktična znanja iz problematika koje su teme knjiga:
1. UČENJE POMOĆU UMNIH MAPA
2. MUI KNJIGA ZA USPJEH
3. SASTANCI UPRAVLJANJE VREMENOM
4. MODEL UPS – UPRAVLJANJE POMOĆU SASTANAKA
Detaljnije o knjigama kao i narudžbenicu možete pogledati na linku (klik)
Zašto vam trebaju ove knjige?
1. UČENJE POMOĆU MAPA
Ovo je prva knjiga o umnim (mentalnim) mapama napisana na hrvatskom govornom području.
Knjiga u detalje objašnjava kako izrađivati računalne umne mape, za što i kako ih koristiti.
Evo samo jedan razlog zašto trebate naučiti raditi i koristiti umne mape:
Svaki prosječan pojedinac će primjenom ove knjige naučiti raditi umne mape i pomoću njih osloboditi
svoju potisnutu kreativnost koja je posljedica sustava obrazovanja.
A to onda znači postizanje rezultata za koje pojedinac do sada nije ni pomišljao da ih može činiti.
2. MUI KNJIGA ZA USPJEH
U knjizi je predstavljen Model univerzalne izvrsnosti – MUI.
MUI je cjelovit model djelovanja u bilo kojoj problematici na univerzalan način.
To je jedini cjelovit model koji se na isti način primjenjuje za pojedince, grupe, organizacije
i zajednice.
MUI u potpunosti isključuje uporabu improvizacije u bilo kojem obliku.
3. SASTANCI UPRAVLJANJE VREMENOM
Problematika sastanaka s ciljem poticanja učinkovitijeg sudjelovanja/vođenja sastanaka.
Sastanci su najveći kradljivci vremena, a svojom su neučinkovitošću glavni uzrok neuspjeha
pojedinaca i organizacija.
4. MODEL UPS – UPRAVLJANJE POPMOĆU SASTANAKA
Cjelovit model upravljanja karijerom i organizacijama pomoću učinkovitih sastanaka.
Jedini model na tržištu edukacija gdje su učinkoviti sastanci pokretači i resurs za upravljanje.
Knjiga je “Ključ u ruke” – kompletan naputak za primjenu s obrazloženjem.
Dani su svi elementi za samostalnu primjenu unutar organizacije i na osobnoj razini.
Detaljnije o knjigama kao i narudžbenicu možete pogledati na linku (klik)
■ Sve knjige su pisane koristeći princip „Pojednostaviti jednostavno“ i može ih razumjeti svaki prosječan pojedinac.
■ Kupovinom knjige osiguravate interaktivnost (pomoć) autora na praktičnoj primjeni knjige bez ikakvih daljnjih obveza.
■ Podrška na Internetu za svaku knjigu ponaosob s dodatnim sadržajima.
■ Jednostavno rečeno – to je prilika koja se ne propušta.
Detaljnije o knjigama kao i narudžbenicu možete pogledati na linku (klik)
Milan Grković
Tel: 385 98 57 88 31
Email: alfa@portalalfa.com
Skype: milan.grkovic
LinkedIn: www.linkedin.com/in/milangrkovic
Twitter: www.twitter.com/milangrkovic
Facebook: www.facebook.com/mgrkovic
Internet: www.portalalfa.com
PORTAL ALFA – Portal znanja
Model univerzalne izvrsnosti – MUI © 2007
Sviđa ti se?
Budi prvi kome se sviđa ovaj post.